Wozu brauche ich einen Datenschutz-Beauftragten?
Seit dem 25. Mai 2018 verpflichtet Sie die DSGVO, einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen.
Datenschutzbeauftragter (DSB)
Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) ist eine natürliche oder juristische Person, die von einem Unternehmen oder einer Organisation benannt wird, um die Einhaltung der Datenschutzgesetze zu gewährleisten. Der DSB ist verantwortlich für die Überwachung und Umsetzung der datenschutzrechtlichen Anforderungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Aufgaben und Pflichten des DSB
Der DSB hat eine Reihe von Aufgaben und Pflichten, die er im Rahmen seiner Tätigkeit wahrnehmen muss. Diese umfassen unter anderem:
- Beratung: Der DSB berät die Verantwortlichen und Beschäftigten des Unternehmens bei der Umsetzung der datenschutzrechtlichen Anforderungen.
- Überwachung: Der DSB überwacht die Verarbeitung personenbezogener Daten im Unternehmen und stellt sicher, dass diese rechtmäßig erfolgt.
- Schulung: Der DSB schult die Mitarbeiter des Unternehmens über die datenschutzrechtlichen Vorschriften und deren Bedeutung.
- Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde: Der DSB arbeitet mit der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zusammen und beantwortet deren Anfragen.
- Datenschutz-Folgenabschätzung: Der DSB unterstützt bei der Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen, insbesondere bei Datenverarbeitungen, die voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen darstellen.
- Dokumentation: Der DSB führt eine Dokumentation über die datenschutzrechtlichen Maßnahmen des Unternehmens.
- Meldepflichten: Der DSB meldet Datenschutzverletzungen an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde.
Anforderungen an den DSB
Um die Aufgaben eines DSB effektiv wahrnehmen zu können, muss er über bestimmte Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen. Diese Anforderungen sind in der DSGVO und in nationalen Datenschutzgesetzen festgelegt.
- Fachwissen: Der DSB muss über fundierte Kenntnisse der datenschutzrechtlichen Vorschriften verfügen.
- Erfahrung: Der DSB sollte über Erfahrung in der Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen verfügen.
- Unabhängigkeit: Der DSB muss unabhängig von den Verantwortlichen des Unternehmens agieren können.
Die Anforderungen an den DSB können je nach Größe und Art des Unternehmens variieren. In bestimmten Fällen kann es erforderlich sein, dass der DSB über eine spezielle Ausbildung oder Zertifizierung verfügt.
Benennung des DSB
Die Benennung eines DSB ist in bestimmten Fällen gesetzlich vorgeschrieben. Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten sowie Unternehmen, deren Kerntätigkeit in der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten oder der großflächigen Überwachung betroffener Personen besteht, sind verpflichtet, einen DSB zu benennen.
Die Benennung des DSB erfolgt durch den Verantwortlichen oder den Auftragsverarbeiter. Der DSB kann ein Mitarbeiter des Unternehmens sein oder eine externe Person.
Bedeutung des DSB für Unternehmen
Die Benennung eines DSB ist für Unternehmen von großer Bedeutung. Ein kompetenter DSB kann Unternehmen dabei helfen, Datenschutzverletzungen zu vermeiden, Bußgelder zu reduzieren und das Vertrauen ihrer Kunden zu stärken.
Durch die Unterstützung des DSB können Unternehmen ihre Datenschutzprozesse optimieren, Risiken minimieren und ihre Compliance mit den datenschutzrechtlichen Anforderungen gewährleisten.
Wann brauchen Sie einen Datenschutz-Beauftragten?
Wann ein Datenschutz-Beauftragter gebraucht wird, was er können muss und wie die Voraussetzungen sind, ist in Artikel 37 bis 39 DSGVO geregelt.
1. SIE SIND EINE BEHÖRDE
Sie sind eine Behörde oder öffentliche Stelle (bspw. Anstalt, Amt o.Ä.; ausgenommen sind Gerichte)
2. IHR KERNGESCHFÄFT IST DATENVERARBEITUNG
Ihr Kerngeschäft ist das umfangreiche Verarbeiten von Daten (bspw. als IT-Dienstleister) oder eine systematische Überwachung von Personen (bspw. als Sichterheitsunternehmen)
3. IN IHREM KERNGESCHÄFT ARBEITEN SIE MIT DATEN
Ihr Kerngeschäft ist das umfangreiche und legale Verarbeiten von Daten, die es erlauben, folgende Merkmale zu ermitteln (Details siehe Artikel 9 DSGVO):
- 1. Rasse oder Ethnie,
- 2. politische Meinungen,
- 3. religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen,
- 4. die Gewerkschaftszugehörigkeit,
- 5. genetische Daten,
- 6. biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer Person,
- 7. Gesundheitsdaten oder
- 8. Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.
DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN BUCHEN
INTERN ODER EXTERN?
Wer ist geeigneter als Datenschutz-Beauftragte?
Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) ist eine natürliche oder juristische Person, die von einem Unternehmen oder einer Organisation benannt wird, um die Einhaltung der Datenschutzgesetze zu gewährleisten. Die Frage, ob ein DSB intern oder extern sein sollte, hängt von verschiedenen Faktoren ab.
Interne Datenschutzbeauftragte
Ein interner DSB ist ein Mitarbeiter des Unternehmens, der mit der Aufgabe betraut wird, den Datenschutz zu überwachen. Diese Lösung bietet einige Vorteile, wie:
- Nähe zum Unternehmen: Ein interner DSB hat einen besseren Einblick in die Geschäftsprozesse und die Unternehmensstruktur.
- Schnellere Reaktionszeiten: Bei Datenschutzvorfällen kann ein interner DSB schneller reagieren, da er bereits im Unternehmen tätig ist.
- Kosteneffizienz: In kleineren Unternehmen kann die Einstellung eines internen DSB kostengünstiger sein als die Beauftragung eines externen Dienstleisters.
Allerdings gibt es auch einige Nachteile zu beachten:
- Konflikte von Interessen: Ein interner DSB kann möglicherweise Schwierigkeiten haben, objektiv zu handeln, wenn es um Entscheidungen geht, die das Unternehmen betreffen.
- Fachwissen: Ein interner DSB muss über ausreichende Fachkenntnisse im Datenschutzrecht verfügen, um seine Aufgaben effektiv erfüllen zu können.
- Belastung: Die zusätzliche Aufgabe des DSB kann die Arbeitsbelastung eines Mitarbeiters erhöhen.
Externe Datenschutzbeauftragte
Ein externer DSB ist ein unabhängiger Dienstleister, der von einem Unternehmen beauftragt wird, die Datenschutzaufgaben zu übernehmen. Diese Lösung bietet einige Vorteile, wie:
- Objektivität: Ein externer DSB kann unvoreingenommener arbeiten und Entscheidungen treffen, die im besten Interesse des Unternehmens liegen.
- Fachwissen: Externe DSBs verfügen in der Regel über umfassende Kenntnisse im Datenschutzrecht und können Unternehmen wertvolle Beratung bieten.
- Ressourcen: Externe DSBs haben Zugang zu einem Netzwerk von Experten und Ressourcen, die sie bei ihrer Arbeit nutzen können.
Allerdings gibt es auch einige Nachteile zu beachten:
- Kosten: Die Beauftragung eines externen DSB kann höhere Kosten verursachen.
- Kommunikation: Die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem externen DSB kann zeitaufwendig sein.
- Abhängigkeit: Das Unternehmen ist von der Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit des externen DSB abhängig.
Entscheidungsfaktoren
Die Entscheidung für einen internen oder externen DSB hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter:
- Größe und Komplexität des Unternehmens: Größere und komplexere Unternehmen können von einem internen DSB profitieren, da dieser besser in die Unternehmensstruktur integriert ist.
- Budget: Die Kosten für einen internen oder externen DSB müssen gegeneinander abgewogen werden.
- Fachwissen im Unternehmen: Verfügt das Unternehmen über ausreichende Fachkenntnisse im Datenschutzrecht?
- Risikoprofil: Je höher das Risiko von Datenschutzvorfällen ist, desto wichtiger ist es, einen kompetenten DSB zu haben.
- Unternehmenskultur: Die Unternehmenskultur kann Einfluss darauf haben, ob ein interner oder externer DSB besser geeignet ist.
Es ist auch möglich, eine Kombination aus internem und externem DSB zu verwenden. Ein Unternehmen kann beispielsweise einen internen DSB beschäftigen, der von einem externen DSB unterstützt wird.
Die Wahl zwischen einem internen oder externen DSB ist eine wichtige Entscheidung für jedes Unternehmen. Durch eine sorgfältige Abwägung der Vor- und Nachteile können Unternehmen die für sie optimale Lösung finden.
Also: Besser ein INTERNER oder EXTERNER Datenschutzbeauftragter?
Ein Datenschutzbeauftragter (oder DSB) kann ein bestehender Mitarbeiter eines Unternehmens oder einer Behörde sein. Er kann aber auch ein Externer sein, beispielsweise ein Selbstständiger oder Freiberufler. In einigen Fällen können mehrere Organisationen einen einzigen DSB für alle ernennen.Sollte mein Mitarbeiter Datenschutzbeauftragter werden?
Solange die beruflichen Pflichten des Mitarbeiters mit den Pflichten des DSB vereinbar sind und nicht zu einem Interessenkonflikt führen, können Sie einen bestehenden Mitarbeiter als Ihren DSB ernennen, anstatt eine neue Stelle zu schaffen.Achtung: Ein interner Datenschutzbeauftragter muss neutral sein und ggf. auch die Geschäftsleitung kritisieren. Kann das Ihr Mitarbeiter?
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DER DATENSCHUTZBEAUFTRAGTE
Christian Allner ist Ihr Datenschutz-Beauftragter: Was macht er eigentlich?
Ein Datenschutzbeauftragter unterstützt Sie bei der Überwachung und Einhaltung interner Vorschriften (oder erstellt welche), informiert und berät, erstellt Datenschutz-Folgenabschätzungen (siehe Artikel 35 DSGVO), führt das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VZV), kümmert sich um Auftragsverarbeiter und AV-Verträge, fungiert als Kontaktstelle für Behörden und vieles mehr.
DER Datenschutzbeauftragte: Christian Allner ist Experte in Datenschutzrecht und Datenschutzpraxis, beruflich qualifiziert und unabhängig. Seit 2013 führt er regelmäßig Weiterbildungen zu Datenschutz und Datensicherheit durch und coacht Unternehmen, damit diese im Datenschutz sicherer werden. Zur VitaIch arbeite mit: DER SEMINAR
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