Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten

Es gibt viele individuelle Faktoren, aber in der Regel läuft eine Zusammenarbeit wie folgt ab:

1. Erstaufnahme und Analyse:

Die initiale Analyse Ihrer bestehenden Datenschutzprozesse ist ein wichtiger Schritt,  den ich i.d.R. wie folgt angehe

• 1.1 Interviews: Gespräche mit relevanten Abteilungen und Einzelpersonen, um deren datenschutzrelevante Tätigkeiten und Prozesse zu verstehen.
• 1.2 Sichtung von Dokumenten: Analyse von Datenschutzrichtlinien, Verträgen, Formularen und anderen datenschutzrelevanten Dokumenten.
• 1.3 Technische Überprüfung: Überprüfung Ihrer IT-Systeme und Datenspeicher auf mögliche Datenschutzrisiken.
• 1.4 Gap-Analyse: Abgleich der Ergebnisse mit den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderen anwendbaren Datenschutzgesetzen.

2. Laufende Betreuung:

Um einen dauerhaft hohen Datenschutzstandard zu gewährleisten, biete ich Ihnen verschiedene Maßnahmen und Services zur kontinuierlichen Betreuung und Verbesserung Ihres Datenschutzes an:

• 2.1 Beratung: Regelmäßige Beratung zu allen datenschutzrelevanten Themen, z. B. bei der Einführung neuer Produkte oder Prozesse.
• 2.2 Aktualisierung von Datenschutzrichtlinien: Anpassung Ihrer Datenschutzrichtlinien an aktuelle gesetzliche Anforderungen und Best Practices.
• 2.3 Schulungen und Sensibilisierung: Durchführung von Schulungen und Workshops für Ihre Mitarbeiter, um deren Bewusstsein für Datenschutzthemen zu schärfen.
• 2.4 Überwachung von Datenschutzvorfällen: Unterstützung bei der Identifizierung, Meldung und Untersuchung von Datenschutzvorfällen.
• 2.5 Auditierung: Regelmäßige Überprüfung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften durch interne Audits, i.d.R. im jährlichen bis zweijährlichen Rhythmus .

3. Schulungen und Sensibilisierung:

Zur Schulung und Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter führe ich als erfahrener Dozent (10+ Jahre) und Hochschuldozent sowie -Lehrbeauftragter folgende Veranstaltungen durch:

• 3.1 Grundlagen des Datenschutzes: DSGVO, Datenschutzprinzipien, Rechte der Betroffenen.
• 3.2 Umgang mit personenbezogenen Daten: Erhebung, Speicherung, Nutzung, Löschung von Daten.
• 3.3 Datensicherheit: Technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz von Daten.
• 3.4 Datenschutz im Arbeitsalltag: Praktische Tipps für den datenschutzkonformen Umgang mit Daten im täglichen Geschäft.

Als Schulungsformate kommen in Frage:

• Präsenzschulungen: Durchführung von Schulungen in Ihren Räumlichkeiten.
• Online-Schulungen: Durchführung von Schulungen als Webinare oder E-Learning-Kurse. Hier kann ich eigene DSGVO-konforme Plattformen anbieten.
• Trainings-on-the-Job: Integration von Datenschutztrainings in den Arbeitsalltag.

4. Prüfungen und Audits:

Um die Einhaltung der Datenschutzvorschriften zu gewährleisten, führe ich regelmäßige Prüfungen und Audits durch.

• 4.1 Einhaltung der DSGVO und anderer Datenschutzgesetze.
• 4.2 Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM).
• 4.3 Schulungsstand der Mitarbeiter.
• 4.4 Umgang mit personenbezogenen Daten in einzelnen Abteilungen.
• 4.5 Dokumentation der Datenschutzprozesse.
• 4.6 nach Bedarf Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde

^{Hinweis zum diesem Punkt: Ich stehe als Ihr DSB natürlich als Kontaktperson für die zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörden zur Verfügung. Jeder DSB ist rechtlich auch verpflichtet, in bestimmten Situationen aktiv mit den Behörden zusammenuzarbeiten, bspw. im Rahmen von Datenschutzfolgenabschätzungen.}

Die Auditmethoden können umfassen:

• Akteneinsicht: Sichtung von Dokumenten und Unterlagen.
• Interviews: Befragung von Mitarbeitern.
• Beobachtung: Beobachtung von Arbeitsabläufen.
• Technische Überprüfung: Überprüfung von IT-Systemen und Datenspeicher, ggf. inkl. Penetrations-Test

Nach Abschluss der Prüfung oder des Audits erstelle ich einen Bericht, der die festgestellten Ergebnisse, Empfehlungen und Handlungsbedarf dokumentiert und Ihnen als rechtliche Unterstützung dient.

Als Ihr Datenschutzbeauftragter unterstütze ich Sie bei allen Themen, die Privatsphäre und Sicherheit betreffen, und bin der Datenschutz-Partner an Ihrer Seite!

Die neue Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (EU-DSGVO) ist am 4. Mai 2016 im Amtsblatt der EU (ABl. L 119/1) veröffentlicht worden, trat am 25. Mai 2016 in Kraft und gilt ab dem 25. Mai 2018. Damit ändert sich für Unternehmen einiges. Ein externer Datenschutzbeauftragter hilft Ihnen bei der Klärung aller Fragen.

§38 BDSG-neu: Soweit Sie in der Regel mindestens zehn Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen, ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten Pflicht. Dies gilt auch, wenn sie externe Dienstleister beauftragen, z.B. eine externe Buchhaltung.
Nehmen Sie Verarbeitungen vor, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegen oder verarbeiten Sie personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung, dann haben Sie unabhängig von der Anzahl der mit der Verarbeitung beschäftigten Personen einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

Tatsächlich führt das neue Datenschutzrecht zu einem höheren Verwaltungsaufwand und mehr Arbeit. Wenn Sie allerdings einen externen Datenschutzbeauftragten buchen, können Sie diesen Aufwand für Ihr Unternehmen deutlich verringern.

Bei Verstoß drohen Ihnen Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro bzw. bis zu 4 Prozent des gesamten erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres, je nachdem, welcher der Beträge höher ist. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann Ihnen helfen, ein gesetzeskonformes Datenmanagement aufzubauen.

Nein, wichtig ist allein, dass dem Datenschutzbeauftragten alle notwendigen Informationen vorliegen, die er zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt und dass er für die Unternehmensleitung, die Mitarbeiter, Kunden und Behörden unmittelbar ansprechbar ist.