Warum ist es für den Datenschutz wichtig zu wissen, wie man PDFs bearbeitet?
Viele Webseiten bietet den Benutzern die Funktion „Zusammenfassung von mehreren Dateien als PDF„. Diese Funktion ist ein Standard in vielen Programmen, die PDF-Dokumente bearbeiten können, und ist sehr hilfreich.
Mein Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass nicht jeder diese Funktion nutzt. Warum eigentlich? Nun, manche Leute brauchen sie einfach nicht wirklich. Viele sind sich aber auch einfach nicht über die Vorteile der Kombination von PDF-Dokumenten bewusst.
Aus Unwissenheit bevorzugen manche sogar eine altmodische Lösung: Sie drucken die PDF auf Papier aus, ordnen sie wie gewünscht neu an und scannen sie später ein, um sie zurückzuschicken. Das ist weder besonders zeitsparend, noch effizient und kein bisschen umweltfreundlich. Außerdem werden dadurch noch zusätzliche Kopien eines Dokuments erzeugt, welches vielleicht gar nicht verfielfältigt werden soll. Dann muss das Dokument wieder korrekt entsorgt werden, sonst entstehen Lücken beim Datenschutz. Das hatte sich gerade bei der öffentlichen Verwaltung während der Corona-Pandemie gezeigt als diese mit der Datenflut kaum umgehen konnte.
Deshalb habe ich mich entschlossen, ein wenig Licht ins Dunkel zu bringen, wie, warum und wann man PDFs kombinieren sollte, wie man PDF-Dateien kombiniert und warum das überhaupt für den Datenschutz wichtig ist..
Vorteile des PDF-Kombinierens: Einfacher Austausch von Daten
Wenn Sie mehrere Dokumente hochladen oder anhängen müssen, kann es zu Problemen kommen. Bei den meisten E-Mail-Diensten und sozialen Netzwerken können zwar mehrere Dateien angehängt werden, doch bei einigen Plattformen ist die Anzahl der Dateien begrenzt.
Wenn Sie z. B. Ihren Lebenslauf, Ihr Empfehlungsschreiben, Ihre Mappe und einige Zeugnisse per E-Mail versenden möchten, aber jeweils nur eine Datei anhängen dürfen, was machen Sie dann? Was ist Ihre Strategie für den Umgang mit mehreren Datei-Uploads?
Eine der einfachsten Lösungen ist es, Ihre Dateien in einem einzigen von PDF-Dokument zusammenzufassen. Sie brauchen nicht jedes Dokument einzeln zu versenden, sondern können sie einfach zu einem einzigen Dokument zusammenfassen und es nahtlos auf die gewünschte Plattform hochladen.
Das ist auch für jede Personaler:in eine enorme Zeitersparnis.
Einfaches Dokumentenmanagement für große Projekte
Es gibt verschiedene Herausforderungen für das Dateimanagement gerade bei großen Projekten:
- Große Projekte erfordern oft mehrere Teams und eine große Anzahl von Dokumenten, einschließlich Plänen, Änderungsanträgen, Fortschrittsberichten und so weiter.
- Einzelpersonen, Teams und Abteilungen müssen häufig Routineberichte über Aufgaben, Ziele und Statistiken vorlegen.
Wie können Sie all diese Berichte effizient verwalten, ohne Zeit mit der Suche nach diesem oder jenem Dokument zu verschwenden? Um alle Ergebnisse und Schlussfolgerungen zu präsentieren, kann es eine gute Idee sein, die verschiedenen Berichte in einer großen Datei zusammenzufassen, die jedem Team zur Verfügung steht.
Wenn Sie mehrere Berichte in größeren PDF-Dokumenten zusammenfassen, die nach Aspekten wie Daten, Abteilung, Aufgabe oder Ziel strukturiert sind, verringert sich die Anzahl der erforderlichen Dateien und der Suchprozess wird erheblich beschleunigt.
Sie brauchen nicht mehr mit mehreren Dateien für Präsentationen oder E-Mails zu arbeiten, sondern können ein einziges PDF-Dokument mit allen erforderlichen Informationen verwenden und sich die Mühe sparen.
Schnelleres und intelligenteres Drucken
Es gibt zwei mögliche Szenarien, in denen Sie zahlreiche Dokumente ausdrucken müssen:
- Sie öffnen Ihre Dateien mit einem Klick und schicken sie einzeln zum Drucken.
- Sie fassen Ihre Dateien mit wenigen Klicks zu einer zusammen und drucken sie in wenigen Minuten aus.
Option eins ist eigentlich nur eine Geduldsübung. Anstatt Zeit damit zu verschwenden, herumzuklicken und den Überblick darüber zu verlieren, was bereits gedruckt wurde und was noch übrig ist, drucken Sie einmal und widmen Sie Ihre wertvolle Zeit wichtigeren Aufgaben.
Scannen und Zusammenführen
Wenn Sie eine große Menge an Inhalten einscannen, z. B. einen 30-seitigen Vertrag oder mehrere Seiten aus einem Buch, wäre es Ihnen sicher lieber, wenn es eine einzige Datei wäre. Der Scanvorgang kann jedoch durch Fehler oder technische Probleme unterbrochen werden.
Was können Sie tun, wenn der Scanvorgang unterbrochen wurde? Speichern Sie einfach die bereits gescannten Seiten und scannen Sie weiter. Wenn Sie fertig sind, fügen Sie alle Dateien zu einer PDF-Datei zusammen.
Und warum ist das nun für den Datenschutz wichtig?
Das Zusammenfügen von mehreren in eine einzige PDF ist an sich keine besonders datenschutz- oder DSGVO-relevante Sache. Aber PDF-Dateien können sehr wichtige persönliche Informationen enthalten. PDF-Dateien kann man auch verschlüsseln, also mit einem Passwort sichern.
Eine einzelne PDF-Datei können Sie mit einem Passwort sichern und ersparen sich und anderen viel Zeit und Aufwand unnötig viele Dokumente zu öffnen. Die regulären PDF-Reader wie von Adobe oder Foxit sind alle in der Lage PDFs zu verschlüsseln und gegenseitig auch wieder öffnen zu können. Das geht übrigens i.d.R. mit allen Office-Dokumenten, also auch Textdateien, Tabellen und Präsentationen. Ein kleiner Schritt zur Verschlüsselung, der aber beim Datenschutz enorm helfen kann.
